Planung der Messeteilnahme – der optimale Zeitplan

Die Planung einer Messeteilnahme ist gut vorzubereiten, gerade wenn Sie bisher wenig Erfahrung darin haben. Um Probleme zu vermeiden und eine gute Entscheidungsgrundlage zu haben, geben wir Ihnen in diesem Blog-Beitrag eine Übersicht der einzelnen Planungsschritte.

Planung der Messe: 12 Monate vor Messebeginn

Auch wenn Ihnen die Planung einer Messeteilnahme 1 Jahr im Voraus zu früh erscheint, unterschätzen Sie nicht, wie schnell die Zeit vergeht und fangen Sie nicht zu spät an, sich damit zu beschäftigen. Was können Sie 12 Monate vor Messebeginn tun? Informieren Sie sich über die stattfindenden Messen und wählen Sie aus, an welcher Messe Sie teilnehmen möchten. Holen Sie sich genaue Informationen über die Anzahl der Besucher, die Art des Publikums, die Historie der Messe und Erfahrungen früherer Aussteller etc. Nutzen Sie diese Informationen für Ihre Entscheidung einer Teilnahme. Eruieren Sie im Voraus die zu erwartenden Gewinne der verschiedenen Messen. Dies können direkte, messbare Umsätze und Leads sein, aber auch indirekt zu Ihrer Bekanntheit beitragen. Legen Sie in einer ersten Schätzung Ihr Budget für eine Messe fest, bei dem Sie den Break-Even erreichen können.

9 Monate vor der Messe

Etwa 9 Monate vor Messebeginn sollten Sie Ihre Entscheidung für eine Teilnahme treffen und sich eine für Sie passende Standfläche reservieren. Treffen Sie diese Entscheidung bewusst unter Berücksichtigung Ihrer Ziele für diese Messe. Erstellen Sie einen Kommunikationsplan, wie Sie Ihre Teilnahme an der Messe bewerben. Je eher, desto besser. Des Weiteren sollten Sie sich auch eine Übersicht über Ihre Wettbewerber verschaffen, die an der Messe teilnehmen werden oder bisher an dieser Messe teilgenommen haben, um zu wissen, wo Sie im Wettbewerbsumfeld stehen. Wenn Sie an einer internationalen Messe teilnehmen, dann achten Sie besonders auf die Logistik. Hier ist eine eventuelle Anlieferung und der Aufbau Ihres Standes rechtzeitig zu vereinbaren.

6 Monate vor der Messe

Machen Sie sich in diesem Zeitraum Gedanken um ein originelles Werbegeschenk oder kleines Give-away für Ihre Besucher und holen Sie sich Angebote verschiedener Anbieter ein, um nicht in letzter Minute agieren zu müssen. Überprüfen Sie Ihren Messestand hinsichtlich des Designs und der Botschaft, die Sie Ihrer Zielgruppe übermitteln wollen. Sprechen Sie hierzu auch Ihren Messebauer an und besprechen Sie verschiedene Möglichkeiten. Denken Sie auch über eine Anmietung eines Messestandes nach. Führen Sie eine Bestandsaufnahme Ihrer Druck- und Werbematerialien wie Prospekte, Broschüren und Plakate durch. Sind diese aktuell und in ausreichender Anzahl vorhanden? Auch hier könnte zeitlicher Vorlauf nötig sein.

6-3 Monate vor der Messe

Die Messe rückt näher und Sie sollten Ihre Personalplanung für den Messeeinsatz erstellen. Planen Sie Ihre eigenen Mitarbeiter ein und sollten Sie externes Personal einsetzen wollen, so setzen Sie sich mit einer Vermittlungsagentur in Verbindung. Für einen erfolgreichen Einsatz des Standpersonals, lassen Sie Ihre Mitarbeiter schulen. Holen Sie sich Angebote verschiedener Trainer ein um Schulungen durchzuführen. Überprüfen Sie Ihre technische Ausrüstung. Benötigen Sie zusätzliches Equipment um Ihren Stand, auch audiovisuell, in Szene zu setzen? Auch hier gilt es Angebote für einen Kauf oder auch eine Miete einzuholen. Berücksichtigen Sie bei internationalen Messen die Reise- und Unterbringungskosten und buchen Sie rechtzeitig Unterkünfte, Bahn- und Flugtickets. Bewerben Sie Ihre Messeteilnahme 12 Wochen vor Messebeginn. Informieren Sie bestehende und potenziell neue Kunden über Ihre Teilnahme zum Beispiel über soziale Medien, Ihrer Website und E-Mail-Newsletter.

1 Monat vor der Messe

Erhöhen Sie die Frequenz Ihrer Werbemaßnahmen, machen Sie die Leser neugierig mit der Ankündigung neuer Produkte oder Dienstleistungen, die Sie auf der Messe anbieten werden oder verschenken Sie Freikarten für die Messe. Bereiten Sie Materialien für Aktionen nach der Messe, wie Nachfass-E-Mails und Broschüren vor, um schnell auf Interessenten-Nachfragen reagieren zu können und im Gedächtnis Ihrer Besucher zu bleiben. Führen Sie nun konkret das Training für Ihre Messe-Crew durch, damit sie mit Elan und Begeisterung am Messestand dabei ist. Überprüfen Sie mit allen Beteiligten die getroffenen Vereinbarungen und erstellen Sie sich einen Ablaufplan. Planen Sie vorab Termine auf der Messe mit Messebesuchern, Kunden und Ausstellern, sodass Sie gezielt die für Sie wichtigen Personen kennenlernen.

1 Woche vor der Messe

Sollten Sie an einer internationalen Messe teilnehmen, dann besprechen Sie die letzten Details mit dem Transportunternehmen und dem evtl. externen Standbauer, um genaue Zeiten für die Anlieferung und den Aufbau abzustimmen. Planen Sie ein abschließendes Treffen mit Ihrem Messeteam, um sicherzustellen, dass jeder weiß, was von ihm erwartet wird. Führen Sie eine To-Do-Liste, auf die Sie alle Punkte setzen, die Ihnen noch in den Sinn kommen, um nichts zu vergessen.

Während der Messe

Bereiten Sie sich auch auf der Messe sorgfältig vor. Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Ansprechpartnern vor Ort und den aktuellen Kontaktdaten der Mitarbeiter. Knüpfen Sie auf der Messe möglichst viele Kontakte, vernetzen Sie sich. Informieren Sie sich während der Messe auch über Ihre Mitbewerber und versuchen Sie Trends zu erkennen. Auf einer Messe erhalten Sie einen hervorragenden Überblick auf das Geschehen in Ihrer Branche. Konzentrieren Sie sich nicht ausschließlich auf den Verkauf, sondern nutzen Sie die Messe zur Lead-Generierung. Sammeln Sie Kontaktdaten von Interessenten und kontaktieren Sie diese nach der Messe.

Nach der Messe

Arbeiten Sie Ihre Leads nach der Messe auf. Kontaktieren Sie diejenigen mit dem meisten Potenzial per Post, E-Mail, Telefon oder einem persönlichen Treffen. Überprüfen Sie Ihre Ausgaben in Bezug zu Ihrer Planung und bewerten Sie anhand aller verfügbaren Daten, ob Sie die Messeteilnahme für sich als erfolgreich ansehen und auch im nächsten Jahr wieder teilnehmen.

Eine gute Planung ist das A und O für eine erfolgreiche Messe

Mit einer rechtzeitigen Planung vermeiden Sie Stress und unangenehme Überraschungen und setzen Ihr Budget bestmöglich für eine erfolgreiche Messeteilnahme ein. Dieser praxiserprobte Schritt-für-Schritt-Plan verhilft Ihnen zu einem guten Start.